כמה עמדות רישום צריך לכנס? חישוב לפי מספר משתתפים וקצב הגעה

התשובה בקצרה

לכנס שבו כל המשתתפים נרשמו מראש, כלל האצבע המקובל הוא עמדה מאוישת אחת לכל 100 עד 150 נרשמים, או עמדת שירות עצמי אחת לכל 200 עד 250 נרשמים. כנס של 600 נרשמים ייפתח בנוחות עם ארבע עד חמש עמדות מאוישות, או עם שילוב של שתיים מאוישות ושתי עמדות שירות עצמי.

חשוב להדגיש שאלה כללי אצבע ולא נוסחה מדויקת. הם מניחים שהרשימה מוכנה מראש, שהתגים מודפסים במקום, ושחלון הכניסה נפרש על חצי שעה עד שעה. ברגע שאחת מההנחות האלה משתנה, המספר משתנה איתה. הסעיפים הבאים מסבירים איך לבדוק את ההנחות האלה מול האירוע שלכם לפני שסוגרים כמות.

למה מספר המשתתפים לבדו מטעה

אפשר להפיק כנס של 800 איש עם שלוש עמדות ואפשר להיתקע עם תור של עשרים דקות בכנס של 250. ההבדל כמעט תמיד איננו במספר הכולל אלא בקצב ההגעה.

בכנסים מקצועיים בישראל ההגעה מתרכזת כמעט תמיד ב-30 עד 45 הדקות שלפני מושב הפתיחה. מי שמגיע שעה וחצי מראש הוא מיעוט, ומי שמגיע אחרי שהמושב התחיל כבר לא יוצר עומס. כלומר העמדות לא צריכות לעמוד בעומס של כל האירוע, אלא בעומס של חלון אחד צר. אם תחשבו לפי היום כולו תגיעו למספר קטן מדי, ותקבלו תור בדיוק בחצי השעה שבה הוא פוגע ביותר אנשים.

מה באמת לוקח זמן בעמדה

סריקת ברקוד או קוד QR נמשכת שנייה או שתיים. זה החלק המהיר, והוא גם מה שגורם לאנשים להעריך בטעות שהרישום כולו לוקח שניות.

העצירה בפועל כוללת יותר מזה. המשתתף צריך להתקרב לעמדה, להציג את הקוד או את שמו, להמתין להדפסת התג במקום, לקבל שרוך, ולעיתים לשאול שאלה על אולם או על מושב. בעמדה מאוישת כל זה מצטבר לכ-20 עד 30 שניות לאדם. בעמדת שירות עצמי, שבה המשתתף סורק בעצמו ולוקח את התג מהמדפסת בלי שיחה, הזמן יורד לכ-10 שניות.

מכאן נגזרת הקיבולת. בחלון שיא של 40 דקות עמדה מאוישת תעביר בנחת סדר גודל של 100 עד 150 איש, ועמדת שירות עצמי תעביר 200 עד 250. זו בדיוק אותה יחידה כמו כלל האצבע, מסיבה פשוטה: כלל האצבע מחושב על חלון השיא ולא על היום.

החישוב, שלב אחר שלב

שלב ראשון: כמה נרשמו מראש

התחילו מהרשימה ולא מהערכה. נרשמים מראש הם אלה שמופיעים במערכת, שיש להם קוד סריקה או כרטיס ארנק דיגיטלי, ושהתג שלהם מוכן להדפסה ברגע שהם מגיעים. אל תכלילו כאן מי שצפוי להירשם במקום, כי הטיפול בו ארוך בהרבה ונחשב בנפרד.

שלב שני: העריכו את חלון השיא

אם האירוע מתחיל במושב מרכזי בשעה 9:00, הניחו שרוב הקהל יגיע בין 8:15 ל-9:00. אם יש כיבוד בוקר או תערוכת מציגים לפני הפתיחה, החלון מתרחב ולפעמים מגיע לשעה, וזה עובד לטובתכם. אם האירוע נפתח ישר במושב ללא מרחב המתנה, החלון מתכווץ ל-30 דקות ואפילו פחות, ואז צריך יותר עמדות על אותו מספר משתתפים.

שלב שלישי: חלקו בקיבולת

חלקו את מספר הנרשמים בקיבולת של סוג העמדה. לעמדות מאוישות השתמשו ב-125 כנקודת אמצע, ולעמדות שירות עצמי ב-225. עגלו תמיד למעלה, ואם התוצאה יצאה גבולית הוסיפו עמדה אחת. עמדה נוספת זולה בהרבה ממה שעולה תור בכניסה.

דוגמה מלאה

כנס של 600 נרשמים מראש שנפתח במושב בשעה 9:00, עם קבלת פנים קצרה מ-8:15. חלון השיא הוא כ-45 דקות.

לפי כלל האצבע, 600 חלקי 125 נותן 4.8, כלומר חמש עמדות מאוישות. במסלול שירות עצמי, 600 חלקי 225 נותן 2.7, כלומר שלוש עמדות. בפועל רוב המפיקים בוחרים תמהיל: שתי עמדות מאוישות שמטפלות גם בשאלות ובחריגות, ושתי עמדות שירות עצמי לקהל שמגיע עם קוד מוכן בטלפון. התמהיל הזה מכסה כ-700 איש ונותן מרווח ביטחון סביר.

מה משנה את המספר כלפי מעלה

רישום במקום

משתתף שלא נרשם מראש הוא הגורם שהופך תור קצר לתור ארוך. הזנת פרטים חדשים, בדיקת הרשאה והדפסת תג לוקחות בקלות כמה דקות, ובמהלכן כל התור מאחוריו עומד. הפתרון איננו להוסיף עמדות זהות אלא לייעד עמדה אחת נפרדת לרישום במקום ולחריגות, ולהרחיק אותה פיזית מהעמדות של הנרשמים מראש כדי שהתורים לא יתערבבו. את העמדה הזו לא מחשיבים בכלל האצבע.

בקרת כניסה לפי אולם או לפי מושב

בכנס עם מושבים מקבילים, סדנאות בהרשמה נפרדת או ארוחה בתשלום, הסריקה בכניסה הראשית היא רק השלב הראשון. צריך גם נקודות סריקה בכניסה לכל אולם. אלה מהירות מאוד, כי הן רק מאמתות הרשאה ולא מדפיסות דבר, אך הן דורשות ציוד וצוות נפרד מעמדות הרישום. פירוט על אופן העבודה של בקרת כניסה לאירועים מופיע בעמוד הייעודי.

תגים מורכבים או חלוקת ערכות

אם לכל משתתף מחלקים גם תיק, חוברת או מתנה, זמן העצירה בעמדה גדל ולא משנה כמה מהירה הסריקה. במקרה כזה הפרידו בין נקודת הצ’ק-אין לנקודת החלוקה. הסריקה והדפסת התג נשארות מהירות, והחלוקה עוברת לשולחן נפרד שאיננו צוואר בקבוק בכניסה.

קהל שאיננו רגיל לשירות עצמי

עמדת שירות עצמי מגיעה לקיבולת שלה רק כשהקהל מבין מה לעשות בלי הסבר. בכנסים של קהל צעיר או טכנולוגי זה קורה מהר. בקהל אחר כדאי להציב דיילת רישום אחת ליד שתיים או שלוש עמדות שירות עצמי, שתכוון ותעזור. זה מחזיר חלק ניכר מהקיבולת שאחרת הייתה נאבדת.

שתי החלטות שמצילות את חלון השיא

הראשונה היא פריסה פיזית נכונה. העמדות צריכות להיות אחרי הכניסה ולא בתוכה, עם מרחב שמאפשר לאנשים לעמוד בלי לחסום את הדלת. חלוקה לפי טווח אותיות של שם משפחה עובדת טוב בעמדות מאוישות, בתנאי שהשילוט ברור וגדול.

השנייה היא עבודה שאיננה תלויה באינטרנט של המקום. ברשתות עמוסות של בתי מלון ומרכזי כנסים, חיבור שנופל לשתי דקות הוא מה שבאמת יוצר את התור. מערכת שממשיכה לסרוק ולהדפיס גם בלי חיבור ומסנכרנת את הנתונים אחר כך מוציאה את הסיכון הזה מהמשוואה. על מבנה העמדות עצמן, הציוד והתמהיל בין מאוישות לשירות עצמי אפשר לקרוא בעמוד עמדות הרישום, ועל תהליך הצ’ק-אין מקצה לקצה בעמוד הצ’ק-אין.

סיכום

חשבו לפי חלון השיא ולא לפי מספר המשתתפים הכולל. קחו עמדה מאוישת לכל 100 עד 150 נרשמים או עמדת שירות עצמי לכל 200 עד 250, הוסיפו עמדה נפרדת לרישום במקום ולחריגות, והפרידו את חלוקת הערכות מנקודת הצ’ק-אין. בדקו את התוצאה מול שאלה אחת: אם 70 אחוז מהקהל ייכנס ברבע השעה שלפני הפתיחה, האם המספר הזה עומד בזה. אם התשובה גבולית, הוסיפו עמדה.

ב-MYNET אנחנו מתכננים כניסות לכנסים ואירועים מ-1999, ואפשר לשלוח לנו את מספר הנרשמים, שעת הפתיחה ומבנה האולמות ולקבל המלצה על כמות העמדות והתמהיל שמתאים. אתם מוזמנים ליצור קשר ונחזור אליכם עם תשובה עניינית.